【AI資料作成自動化】稟議書や議事録作成が一瞬で！ばらつきやミスを無くし、売上に寄与する業務に集中できるように

2025年6月7日

こんな課題、ありませんか？

会議の度の議事録や、稟議書、社内告知などで、固定のフォーマットもありながら作成に時間がかかっているものはありませんか？
例えば稟議書なら、導入する予定のツールと近しいツールを調べて比較表を作り、どんな観点でこのツールを選ぶべき…といった内容を記載していき、体裁を整えるなど、地味に時間がかかる内容です。

こういった書類の体裁や必須事項を調整するのに手間がかかる上に、書類によっては転記ミスや内容の抜け漏れが発生することも。資料作成や転記作業に多くの時間を要し、本来の業務の時間を意外と費やしてしまっていることがあります。

ご相談いただいたのはこのような課題を抱えていた人材派遣大手企業さま。
「会議などの音声をもとにした文字起こしデータを活かし、議事録や稟議書、社内文書を一気に作成できませんか？」というご相談から始まり、ChatGPTを活用しながら普段使いできる仕組みの構築をしていきました。

稟議書などの資料作成が数分で完了するように

まずは、会議や打ち合わせの音声の文字起こしはteamsで会議の文字起こしデータがありました。
多少の誤字はあるのも課題でしたが、そのデータを活用。

その文字起こしデータをChatGPTのGPTsに送付する、ことで、標準化された議事録や社内告知資料が作られるプロンプトを整備しました。

さらに、ツール比較が必要なものは検索系AIのPerplexity（https://www.perplexity.ai/）を用い、比較のデータを作成。どのような点でこのツールを使いたいか、という観点からまとめて整理した検索結果データをさらにChatGPTに送付することで、稟議書に必要な情報をフォーマットに合わせて用意し出力。
煩雑だった手作業によるまとめや転記作業がなくなり、スムーズに資料が作れるようになりました。

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導入企業の背景

ご支援したのは、全国規模で人材派遣サービスを展開されている大手企業。
従業員の人数も多く、多様な会議や打ち合わせが日々発生し、議事録・稟議書・社内通知・マニュアルなど、さまざまな規程の資料フォーマットがあり、それに則って用意することが決まっています。
昨今のAIの発展の中で、自社でのAI活用に積極的な方から、情報共有や業務品質の維持が企業全体の競争力に直結する部分を模索しており、まずは資料作成業務の効率化からチャレンジしてみよう、ということになりました。

導入前の現場課題

会社として、プロジェクトや定期進捗管理など、お客様や内部の会議がとても多く、議事録が頻繁に求められる

会議や打ち合わせが終わるたびに、「今話した内容をもう一度整理して議事録を書かないと…」と振り返りながら話の流れや要点を拾い直すことも発生。議事録を取ることが目的になってしまい、会話に集中できなかったり延びる原因にも。
稟議書を作るたびに、ネットで調査した内容を「効果」や「他社比較」などの指定の項目ごとに整理し直す手間がかかる
新人や慣れていない担当者が作成した稟議書や議事録には、内容の不足や書き方のズレが目立ち、細かなフィードバックや手直しに時間を取られる。

こうした小さな負担により、本来やるべき業務になかなか手を付けられないという課題がありました。

【AI資料作成自動化】“標準化された議事録や稟議書などの資料作成を実現する仕組み”

私たちがご提案したのは、「AIによる資料作成プロセスの自動化」。
文字起こしというデータを活用し、書類を作っていることをAIに任せていく、ということを形にしていきました。

構築ができた時には文字起こしデータを投げればフォーマットに合わせたテキストが出来上がる状態。
AIのプロンプトの書き方を誤字の修正やフォーマット、言い回しに気を遣えるような調整を丁寧に重ね、アウトプットの品質を劇的に向上させました。

Before／After でわかる！導入成果

項目	AI導入前	AI導入後
資料作成にかかる時間	多くの時間と手間を要していた	作業があっという間に完了
転記・整形ミス	ミスや抜け漏れが度々発生	ほぼゼロ、品質も安定
資料品質のばらつき	担当者による違いが大きかった	どの資料も標準化され高品質
従業員のストレス	資料作成が大きな負担に	作業負担が軽減し、余裕が生まれる
メイン業務への時間	資料作成に多くの時間を取られていた	本来の業務に集中できるように