【導入事例】AIで“無意識ルール”を推測したメール文章作成システム

2025年1月22日

社内言い回しを自動生成し、ビジネスを効率化するAI活用の導入事例をご紹介

士業界の現場では、「なんとなく社内で定着している独自ルール」や「慣例的な言い回し」が頻繁に使われており、新入社員や中途採用者への教育コストが大きな課題となっています。こうした属人的な表現や文章の型が業務効率化の妨げとなり、マニュアル化もしづらいのが現状です。本記事では、AIを活用して社内ルールに合わせたメール文面を自動生成し、業務効率や生産性を大幅に向上させた行政書士法人の成功事例をご紹介します。

「どうやってAIを導入すればよいのか」
「そもそも士業の業務にAIは本当に使えるのか」
「費用対効果やコスト削減は本当にできる？」

といった、AI導入を検討する際の疑問点を、具体例を交えながらわかりやすく解説します。最後には資料請求や無料相談のご案内もご用意しておりますので、AIやDX化、リスキリングに興味がある方はぜひ参考にしてください。

無意識な社内ルールがDX化を阻む理由

「なんとなくそうしている」社内ルールの落とし穴

士業に限らず、多くの日本企業や大手企業で慣例的に使われている表現や言い回しがあります。特に税理士事務所や行政書士法人、司法書士法人などの士業業界では、書類作成やメール対応において「代表者のクセ」「マネージャークラスの口癖」「過去の事例からくる決まったテンプレート」が存在しがちです。

しかし、こうした無意識な社内ルールは新しく入社した従業員にとって大きなハードル。マニュアル化できないまま社内に暗黙知として蓄積されているため、属人化が進みやすく、業務効率化や生産性向上の面で大きな課題となります。

DX化やAI活用が進まない理由

士業の現場で「AIを使った業務自動化」や「DX推進」を検討しても、実際に何から着手すればよいかわからず、具体的な活用方法まで落とし込めないケースが少なくありません。

「AIでどのように自動化できるのか想像がつかない」
「補助金や助成金はあると聞いたが、活用の仕方がわからない」
「チャットボットを導入してみたけれど、結局使いこなせなかった」

こうした問題の根幹には、「社内にAIやITに詳しい担当者がいない」「AIを導入しても運用面でサポートできる人材がいない」といったリスキリング不足の課題が隠れています。

本事例に見るAI導入の可能性

今回ご紹介する事例では、行政書士法人が返答メール作成システムを構築し、社内の暗黙ルールをAIで学習させることで、新入社員でもすぐに的確な文面を作成できる仕組みを整備しました。さらに、リスキリングサービスによってAIやDXに精通した人材を社内育成することにも成功しています。

返事メール作成システムとは

「返事メール作成システム」の概要

「返事メール作成システム」は、社内で行われてきた過去のやり取りデータ（メールやチャット記録など）をAIが学習し、入力された文章を自動的に社内ルールに沿った文面に変換する仕組みです。

AIが推測した言い回しや表現を補正
過去の成功パターンや適切な文例を参照して、新入社員でも負担なく文章を作成
属人的なスキルを“誰でも使える仕組み”に落とし込むことで、ビジネス上のリスクを低減

AI活用がもたらすビジネスメリット

実際にAIが文章生成や変換を行うと、以下のようなメリットが期待できます。

業務効率化：
日常のメール作成や訂正に要していた時間を大幅に削減。
教育コスト削減：
新入社員に対して、いちいち微妙な表現を指導する必要がなくなる。
品質向上：
ベテラン社員の経験則に近いレベルで統一された文章を出力できるため、顧客への信頼感がUP。
社内ナレッジの蓄積：
過去データを活用することで、“社内に眠る知識”をデータベース化し、継続的に強化が可能。

導入企業紹介

本事例の企業は、国内で事業を展開する行政書士法人。

従業員数：30名程度
課題：代表やマネージャー層が長年使ってきた文章表現を新人に落とし込むのが難しい

こちらの企業様では、以前から「何かDXを導入して業務を効率化したい」「補助金や助成金を活用してAIを試せないか」と考えていました。しかし、具体的にどのようなことをAI化するか。どんなことをAIができるのか。AIを活用したいができない状況でした。そんな時に株式会社LOGとお会いする機会があり、プロジェクトが始まりました。

AI活用のリスキリングとシステム開発を同時に進める手法

ヒアリングと課題定義

まずはA社の現状を詳細にヒアリングしました。すると、大きく3つの課題が見えてきました。

無意識ルールの存在：明文化されていない言い回しや挨拶文、文末表現が多く、マニュアル化できない。
新入社員教育の手間：毎回似たようなミスや表現のチェックに時間を取られている。
AIやDXのリテラシー不足：AIの導入やシステムを自前で改善できる人材が社内にいない。

システム開発+リスキリングの提案

株式会社LOGでは、システム開発のノウハウとAI活用実績を活かしながら、「AIを自由に使いこなす社員を増やす」リスキリングサービスを組み合わせるプランを提案しました。

AIモデル構築：過去メールデータを洗い出し、AIに学習させる。
社員参加の講義形式：選抜された社員と一緒に「どうやってAIに指示を与えるのか」「最適なプロンプト設計は？」といった基礎から学ぶ。
実践と検証：講義内でAIへの指示を一緒に行い、テスト→フィードバック→改善を繰り返す。

このように「AIを使いこなすDXのノウハウを持った講師」と「実際に業務を担当する社員」が二人三脚でAI活用を内製的に育てていく仕組みを提案。

業務効率化・コスト削減を実現

文章作成時間の大幅削減

AIを活用した返事メール作成システム導入後、1通あたり平均3〜5分かかっていたメール対応が、わずか30秒〜1分に短縮されるケースも出てきました。定型文やルールに沿った表現をAIが自動生成してくれるため、担当者は内容の確認・微修正程度で済みます。

新入社員教育コストの低減

これまでベテラン社員がマンツーマンで指導していた「文章の書き方」「言い回しの微調整」などが、システム上で自動サポートされる形になり、新入社員でもすぐに適切な文章を使えるようになりました。結果として、ベテランの指導負荷が大幅に減り、コア業務に集中できるように。

属人化リスクの解消

士業におけるメールや書類には「担当者によってクオリティが異なる」という問題がつきものでした。しかし、AIがベテラン社員の表現を学習し、最適化した文章を生成することで、誰が対応しても一定以上の品質を保てるようになりました。

社員のAIリテラシー向上

今回のプロジェクトでは、リスキリング講義を通じて社員自身がAIを活用したシステム開発に参加したため、社内に「AIを使いこなせる人材」が増えました。別の業務でも**「チャットボットで問い合わせ対応を自動化できないか」**など、さらなるDXのアイデアが社内から生まれるきっかけにもなっています。

今後の課題と注意点

機密情報の取り扱い：顧客の重要データを外部サービスで扱う場合、情報漏洩リスクやセキュリティ対策が必須。
AIの精度と責任分界：法律文書や士業の書類には高精度が求められるため、AIの出力を最終チェックする体制は必要。
社内文化との整合性：急激に技術を導入すると、現場とのギャップが生まれる可能性があるため、段階的な導入・リスキリングが重要。

LOGはDX化の次の一手を考える

多くの士業や日本企業にとって、「社内ルールや業務知識が暗黙知化している」「AIを導入したいがどこから手をつければいいか分からない」ということが課題ではないでしょうか。

AIを活用することで、日常のメール作成や書類作成にかかる手間が大幅に削減できる。
リスキリングによって、社内でAIやDXを推進できる人材が育成される。
その結果、属人的になっていた知識や業務フローが標準化・可視化され、ビジネス全体の生産性が向上する。

「AIを使ってどんなことができるの？」と疑問をお持ちの方は、まずはご相談や資料請求から始めてみてください。株式会社LOGでは、複数の導入事例や具体的なプラン、補助金・助成金の情報などもご用意しております。

AI導入やリスキリング、そしてビジネスのDX化を本格的に進めたいとお考えの士業や企業の皆様は、ぜひお問い合わせください。資料請求も随時受け付けておりますので、詳細な成功事例や具体的な導入ステップ、さらに実際に得られるメリットを知りたい方はお気軽にご連絡をお待ちしております。