【AI活用の事例＆導入解説】FAX業務を自動化してビジネス効率を大幅に向上する方法

2025年3月15日2025年3月21日

大手企業から中小企業まで、多くの日本企業が注目しているAI（人工知能）。近年では、社内DXや業務効率化の取り組みとして「FAX業務を自動化する」動きが加速しています。本記事では、AIを活用したFAX自動化の背景から導入のメリット、具体的な事例、そして成功へのポイントを分かりやすく解説しながら、ビジネスの生産性向上につながるヒントを紹介します。

FAX業務自動化の背景と課題

FAXを使う業務の場合、人の手で届いた内容を1枚1枚仕分けし、システムへ入力している企業が多くあります。

FAXに関する業務は、現場担当者や管理部門の時間を奪い、コア業務への支障や残業に繋がりコストの増加というケースが多くありまた、ヒューマンエラーも起こりやすい状況でした。
さらに、FAXの到着状況や処理の進捗をリアルタイムで把握しにくいという問題もあり、問い合わせに素早く対応できないケースもあります。

こうした課題は、ビジネスの生産性や顧客満足度に影響を与えるため、「なぜいまだにFAXを使わないといけないのか」と疑問を持つ経営者も少なくありません。
しかし、取引先との契約や見積もり、発注手続きなどでFAXを利用している企業はまだまだ多く、自社だけFAXを辞めても、相手側がFAXを使用していると完全にメールやチャットへ移行できないのが現状です。

このように、「IT化が必要なのはわかっているが、アナログ作業によって非効率が生まれていることを黙認せざる終えない」という企業が多いため早急に解決すべき課題と私たちは位置づけ総力を上げ、FAX業務のDX化を実現しました。

AIを活用したFAX自動化の仕組み

AI技術を活用したFAX自動化のポイントは、
OCR（文字認識）と機械学習を組み合わせてデータを効率よく処理し、管理しているもの（Excelなど）にスムーズに反映させることにあります。具体的には、FAXで送られてきた紙から、文字や数字を正確に読み取りデータ化、あらかじめ設定しておいたルールに基づいて必要な担当者や部門に割り振ります。

さらに、AIが自動で仕分けの精度を学習し続けることで、利用を重ねるごとに転記ミスや仕分けミスを極力減らし、最終的には人の確認作業を最小限に抑えることが可能になります。
※AIは学習させることが大切です。

これにより、大量のFAXでもデータで一元管理でき、社内情報の共有や顧客対応のスピードを大きく向上させられるのです。

具体的な導入事例｜工務店

本記事では、AIを活用したFAX自動化を実際に導入した工務店の事例を紹介します。
この事例内容は工務店だけでなく、多くのFAXや書類を扱う製造業や小売業などでも導入可能な内容になりました。

導入前の課題

工務店では、協力会社とのやり取りや資材発注でFAXを使う機会が非常に多い一方、紙ベースで担当者が仕分けを行い、システムへの転記も手作業に頼っていました。そのため、発注ミスや書類紛失、返信遅れが起こりやすく、現場での工事進行が滞ってしまうリスクが高まっていたのです。

AI導入後の変化

AIを活用してFAXを受信したタイミングで自動で解析し、必要事項をリアルタイムでスプレッドシートに転記する仕組みを構築した結果、1件あたり数分かかっていた仕分け作業がわずか数十秒で完了するようになりました。また、転記ミスがほぼゼロになったことで、誤発注によるコスト増や取引先とのトラブルが激減。さらに、進捗状況をダッシュボード形式（グラフや表）で「見える化」できるため、外出先や他拠点からでも案件の最新状況を把握でき、業務効率が大幅に向上しました。

具体的な成果とポイント

作業時間80%削減：仕分け・転記の自動化により、スタッフの負担を大きく軽減
ミス・漏れ対策：AIの高い認識精度により、FAXの読み取り精度が向上
DX推進の起点：FAX業務のデジタル化が社内全体のIT化を後押しし、コスト削減や業務効率化が広がった

この事例では、現場スタッフや管理者から「FAX処理が早くなり、顧客や協力会社への対応品質が上がった」と好評を得ています。工務店のようにFAXが主要なコミュニケーション手段である業界では、DX推進に向けた有効な一歩となるでしょう。

FAX自動化がもたらすメリット

AIを使ってFAXを自動化することには、多くのメリットがあります。

まずは、作業時間と人件費の大幅な削減です。
従業員が手作業で行っていた転記や仕分けなどの業務が不要になり、その時間をコア業務や顧客対応に充てられます。

また、FAXの内容をデータ化することで、リアルタイムな情報共有が可能になる点も大きな魅力になります。
紙の書類を探し回ったり、担当者に口頭で進捗を確認したりする必要がなくなり、社内コミュニケーションが円滑化します。さらに、転記ミスのリスクが減少するため、トラブル防止や顧客満足度の向上に直結します。
ヒューマンエラーが引き起こす二重・三重のチェック作業からも解放されることで、全体の業務効率化が実現できるのです。

FAX自動化を成功させる8つのポイント

AIを活用したFAX自動化をスムーズに導入し、ビジネス効果を最大化するためには、以下のようなポイントを押さえる必要があります。

1.現場の声を丁寧に拾うこと

実際にFAXを扱う担当者の作業フローを細かく把握し、どの部分が時間や手間、コストのボトルネックになっているかを明確にします。現場レベルで解決すべき課題が明確になればなるほど、導入効果が高まります。

2.目標を設定し、定量的に成果を検証する仕組み作り

たとえば「FAX処理に要する時間を80%削減する」「転記ミスを0.5%以下に抑える」などの具体的な数値目標を定めておくと、導入後の効果検証がしやすくなります。

3.小規模な範囲でテストしてから全社展開へ

いきなり全社に展開すると、トラブル対応や現場の混乱が起きやすいため、パイロット導入（一部の部門・拠点・プロジェクトなどの限定された環境で試験的に導入・運用）を行い、部分的にスタートし、成功事例を積み重ねて社内の理解を得る方法が効果的です。

4.既存システムとの連携を十分に検討する

スプレッドシートやERP、在庫管理システムなどとのデータ連携をスムーズに行えば、FAXの情報が他の業務フローにもリアルタイムで反映され、さらなる効率化が期待できます。

5.ガバナンスとセキュリティ面の対策

データ化（IT化）が進むほど情報漏洩のリスクが高まります。アクセス権限の設定やセキュリティポリシーの整備、内部監査の導入などを並行して進める必要があります。

6.AI導入を円滑に進めるための人材育成や研修

社員がAIやITへの苦手意識を持たないよう、継続的な勉強会やナレッジ共有の場を作ることで、導入効果が最大化されます。

7.導入後も定期的に現場の意見を収集し、AIの最適化

OCRの読み取り精度や仕分けのルールは運用しながらアップデートしていくほうが、実際の業務に合わせやすくなります。

8.適切なサポート体制を確保することで、トラブル発生時や不具合に備える

AIコンサルタントと連携して運用を行うことで、社内に専門的なスキルが少なくてもスムーズに進められます。

FAX業務の自動化から、社内の他部門や他業務にもDX化の視点を持たせましょう。

まとめと今後の展望

本記事では、AIを活用したFAX自動化がどのように業務効率化やコスト削減を実現したかを具体的な事例として工務店の導入成功事例を紹介しました。

FAX業務は今なお多くの日本企業で活用されており、そこにAIが登場したことでIT化を進め、人の手間とヒューマンエラーを大幅に削減できます。

さらにFAX自動化を一歩進めると、リアルタイム情報共有や全社のDXの推進など、企業全体に好影響をもたらす可能性も高まります。
私たち株式会社LOGでは、資料のダウンロードや無料相談などを積極的に行っております。

今後もAIは加速度的に進化し、画像認識だけでなく、さまざまなビジネスシーンで役立つ技術が登場してくると予測されています。
企業が生き残りをかけてDXを推進するうえでも、FAXといったアナログ領域の自動化は避けて通れない壁。このAI革命機に、AIを使ったFAX自動化の導入を前向きにご検討ください。