スプレッドシートで業務システムを構築する方法【GAS活用ガイド】

DXAI活用ガイド

この記事でわかること

  • スプレッドシートを業務システム化するメリット
  • 効果的なシート設計のパターン
  • カスタムメニューの作り方
  • 入力規則・データ検証の設定方法
  • GASによる自動化の実装方法

この記事の対象読者

  • Excelやスプレッドシートで業務管理している方
  • 専用システムを導入するほどではないが効率化したい方
  • GAS（Google Apps Script）で業務自動化を検討している方
  • 低コストで業務システムを構築したい方

なぜスプレッドシートで業務システムなのか

専用システム vs スプレッドシート

項目専用システムスプレッドシート
初期コスト高い（数十万〜数百万円）無料
月額費用あり（数千〜数万円/月）なし
導入期間長い（数週間〜数ヶ月）即日
カスタマイズ制限あり or 追加費用自由自在
学習コスト新しいUIを覚える必要使い慣れた操作
データ出力制限あり自由に加工可能

スプレッドシートが向いているケース

  • ✅ 数人〜数十人で使う小規模な業務
  • ✅ データ量が数万件以下
  • ✅ 頻繁に仕様変更が発生する
  • ✅ とりあえず試してみたい
  • ✅ 予算が限られている

スプレッドシートが向かないケース

  • ❌ 同時編集者が100人以上
  • ❌ データ量が数十万件以上
  • ❌ 厳密な権限管理が必要
  • ❌ 複雑なワークフローが必要

システム設計の基本

3層構造で考える

スプレッドシートで業務システムを作る際は、以下の3層構造を意識します。

┌─────────────────────────────────────┐
│  UI層：メニュー・ボタン・入力規則    │
├─────────────────────────────────────┤
│  ロジック層：GAS（処理・自動化）     │
├─────────────────────────────────────┤
│  データ層：シート（データ保存）      │
└─────────────────────────────────────┘
層役割使用技術
UI層ユーザーが操作する画面メニュー、ボタン、入力規則、条件付き書式
ロジック層データ処理・自動化Google Apps Script（GAS）
データ層データの保存・管理スプレッドシートのシート

シート設計パターン

基本の4シート構成

多くの業務システムは、以下の4シート構成で実現できます。

シート名役割例
マスタメインデータの一覧顧客一覧、商品一覧、案件一覧
履歴トランザクション・ログ注文履歴、対応履歴、変更履歴
設定システム設定値APIキー、オプション、フラグ
ログ実行ログ・エラーログデバッグ・監査用

シート設計の例：顧客管理システム

マスタシート（顧客一覧）

ABCDEFG
選択顧客ID会社名担当者名メールステータス登録日
☑C001株式会社ABC田中太郎tanaka@abc.co.jpアクティブ2024/01/15
☐C002株式会社XYZ鈴木花子suzuki@xyz.co.jpアクティブ2024/02/20

履歴シート（対応履歴）

ABCDE
日時顧客ID対応種別内容担当者
2024/06/01 10:30C001電話新製品の問い合わせ山田
2024/06/02 14:00C002メール見積もり送付佐藤

設定シート

AB
項目値
通知メールアドレスadmin@example.com
自動バックアップTRUE
処理状況待機中

シート設計のベストプラクティス

1. 1行目はヘッダー固定

データは必ず2行目から開始する
→ GASでの処理が簡単になる

2. A列は選択用チェックボックス

一括処理の対象を選択できるようにする
→ 「選択した行だけ処理」が実現できる

3. IDは自動採番

javascript

// 最大ID + 1 で自動採番
function getNextId(sheet, idColumn) {
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  let maxId = 0;
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const id = parseInt(data[i][idColumn - 1].toString().replace(/\D/g, '')) || 0;
    if (id > maxId) maxId = id;
  }
  return maxId + 1;
}

4. 日時は自動記録

javascript

// 登録日時を自動記録
sheet.getRange(newRow, 7).setValue(new Date());

5. ステータスはプルダウン

入力規則でプルダウンを設定
→ 入力ミス防止、集計しやすい

入力規則の設定

プルダウンリストの作成

javascript

/**
 * プルダウンリストを設定
 */
function setDropdown() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  
  // ステータス列（F列）にプルダウンを設定
  const statusRange = sheet.getRange('F2:F1000');
  const statusRule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
    .requireValueInList(['アクティブ', '休眠', '解約'], true)
    .setAllowInvalid(false)
    .build();
  statusRange.setDataValidation(statusRule);
}

チェックボックスの設定

javascript

/**
 * チェックボックスを設定
 */
function setCheckboxes() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  
  // A列にチェックボックスを設定
  const checkRange = sheet.getRange('A2:A1000');
  checkRange.insertCheckboxes();
}

メールアドレスの検証

javascript

/**
 * メールアドレス形式を検証
 */
function setEmailValidation() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  
  // E列にメール形式の検証を設定
  const emailRange = sheet.getRange('E2:E1000');
  const emailRule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
    .requireTextContains('@')
    .setAllowInvalid(true)  // 警告のみ
    .setHelpText('有効なメールアドレスを入力してください')
    .build();
  emailRange.setDataValidation(emailRule);
}

カスタムメニューの作成

基本的なメニュー

javascript

/**
 * スプレッドシートを開いた時にメニューを作成
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  ui.createMenu('📊 顧客管理')
    .addItem('➕ 新規顧客を追加', 'addNewCustomer')
    .addItem('📧 選択した顧客にメール送信', 'sendEmailToSelected')
    .addSeparator()
    .addItem('📤 CSVエクスポート', 'exportToCsv')
    .addItem('📥 CSVインポート', 'importFromCsv')
    .addSeparator()
    .addSubMenu(ui.createMenu('⚙️ 設定')
      .addItem('🔧 初期セットアップ', 'initialSetup')
      .addItem('🔄 入力規則を再設定', 'resetValidation'))
    .addToUi();
}

メニューアイコンの例

アイコン用途
➕追加
✏️編集
🗑️削除
📧メール
📤エクスポート
📥インポート
🔄更新・同期
⚙️設定
🔧セットアップ
▶️開始
⏹️停止
✅完了・選択

よく使う機能の実装

選択した行を取得

javascript

/**
 * チェックボックスで選択された行を取得
 */
function getSelectedRows() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  const selectedRows = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    if (data[i][0] === true) {  // A列がチェックされている
      selectedRows.push({
        rowIndex: i + 1,
        data: data[i]
      });
    }
  }
  
  return selectedRows;
}

/**
 * 選択した顧客にメール送信
 */
function sendEmailToSelected() {
  const selected = getSelectedRows();
  
  if (selected.length === 0) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('顧客を選択してください');
    return;
  }
  
  selected.forEach(row => {
    const email = row.data[4];  // E列：メールアドレス
    const name = row.data[3];   // D列：担当者名
    
    MailApp.sendEmail({
      to: email,
      subject: 'お知らせ',
      body: `${name}様\n\nいつもお世話になっております。`
    });
  });
  
  SpreadsheetApp.getUi().alert(`${selected.length}件のメールを送信しました`);
}

新規データの追加（ダイアログ）

javascript

/**
 * 新規顧客追加ダイアログを表示
 */
function addNewCustomer() {
  const html = HtmlService.createHtmlOutput(`
    <style>
      body { font-family: Arial, sans-serif; padding: 20px; }
      label { display: block; margin-top: 10px; font-weight: bold; }
      input, select { width: 100%; padding: 8px; margin-top: 5px; box-sizing: border-box; }
      button { margin-top: 20px; padding: 10px 20px; background: #4285f4; color: white; border: none; cursor: pointer; }
      button:hover { background: #3367d6; }
    </style>
    
    <label>会社名</label>
    <input type="text" id="company" required>
    
    <label>担当者名</label>
    <input type="text" id="name" required>
    
    <label>メールアドレス</label>
    <input type="email" id="email" required>
    
    <label>ステータス</label>
    <select id="status">
      <option value="アクティブ">アクティブ</option>
      <option value="休眠">休眠</option>
    </select>
    
    <button onclick="submitForm()">登録</button>
    
    <script>
      function submitForm() {
        const data = {
          company: document.getElementById('company').value,
          name: document.getElementById('name').value,
          email: document.getElementById('email').value,
          status: document.getElementById('status').value
        };
        
        if (!data.company || !data.name || !data.email) {
          alert('必須項目を入力してください');
          return;
        }
        
        google.script.run
          .withSuccessHandler(() => {
            alert('登録しました');
            google.script.host.close();
          })
          .withFailureHandler(err => alert('エラー: ' + err))
          .saveNewCustomer(data);
      }
    </script>
  `)
  .setWidth(400)
  .setHeight(350);
  
  SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(html, '新規顧客登録');
}

/**
 * 新規顧客を保存
 */
function saveNewCustomer(data) {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  
  // 新しいIDを生成
  const newId = 'C' + String(getNextId(sheet, 2)).padStart(3, '0');
  
  // 新しい行を追加
  sheet.appendRow([
    false,           // 選択チェックボックス
    newId,           // 顧客ID
    data.company,    // 会社名
    data.name,       // 担当者名
    data.email,      // メールアドレス
    data.status,     // ステータス
    new Date()       // 登録日
  ]);
}

CSVエクスポート

javascript

/**
 * CSVファイルとしてエクスポート
 */
function exportToCsv() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // CSVデータを作成
  let csv = '';
  data.forEach((row, index) => {
    if (index === 0) {
      // ヘッダー行（A列の「選択」は除く）
      csv += row.slice(1).join(',') + '\n';
    } else {
      // データ行（A列のチェックボックスは除く）
      csv += row.slice(1).map(cell => {
        // カンマや改行を含む場合はダブルクォートで囲む
        if (String(cell).includes(',') || String(cell).includes('\n')) {
          return `"${cell}"`;
        }
        return cell;
      }).join(',') + '\n';
    }
  });
  
  // ダウンロードダイアログを表示
  const html = HtmlService.createHtmlOutput(`
    <style>
      body { font-family: Arial, sans-serif; padding: 20px; }
      textarea { width: 100%; height: 200px; font-family: monospace; }
      button { margin-top: 10px; padding: 10px 20px; background: #4285f4; color: white; border: none; cursor: pointer; }
    </style>
    <p>以下のデータをコピーしてCSVファイルとして保存してください：</p>
    <textarea id="csv" readonly>${csv}</textarea>
    <button onclick="copyToClipboard()">📋 コピー</button>
    <script>
      function copyToClipboard() {
        document.getElementById('csv').select();
        document.execCommand('copy');
        alert('コピーしました');
      }
    </script>
  `)
  .setWidth(500)
  .setHeight(350);
  
  SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(html, 'CSVエクスポート');
}

条件付き書式の活用

ステータスによる色分け

javascript

/**
 * ステータスに応じて行の背景色を変更
 */
function setConditionalFormatting() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  const range = sheet.getRange('A2:G1000');
  
  // 既存のルールをクリア
  sheet.clearConditionalFormatRules();
  
  const rules = [];
  
  // アクティブ：緑
  rules.push(SpreadsheetApp.newConditionalFormatRule()
    .whenFormulaSatisfied('=$F2="アクティブ"')
    .setBackground('#E8F5E9')
    .setRanges([range])
    .build());
  
  // 休眠：黄色
  rules.push(SpreadsheetApp.newConditionalFormatRule()
    .whenFormulaSatisfied('=$F2="休眠"')
    .setBackground('#FFF8E1')
    .setRanges([range])
    .build());
  
  // 解約：赤
  rules.push(SpreadsheetApp.newConditionalFormatRule()
    .whenFormulaSatisfied('=$F2="解約"')
    .setBackground('#FFEBEE')
    .setRanges([range])
    .build());
  
  sheet.setConditionalFormatRules(rules);
}

自動化の実装

定期実行（トリガー）

javascript

/**
 * 毎日の定期処理を設定
 */
function setupDailyTrigger() {
  // 既存のトリガーを削除
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(trigger => {
    if (trigger.getHandlerFunction() === 'dailyReport') {
      ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
    }
  });
  
  // 毎日9時に実行
  ScriptApp.newTrigger('dailyReport')
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(9)
    .create();
}

/**
 * 日次レポートを送信
 */
function dailyReport() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('顧客一覧');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // 集計
  let activeCount = 0;
  let dormantCount = 0;
  
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    if (data[i][5] === 'アクティブ') activeCount++;
    if (data[i][5] === '休眠') dormantCount++;
  }
  
  // メール送信
  const adminEmail = getSettingValue(ss, '通知メールアドレス');
  MailApp.sendEmail({
    to: adminEmail,
    subject: '【日次レポート】顧客管理システム',
    body: `
顧客管理システム 日次レポート

■ 顧客数サマリー
・アクティブ: ${activeCount}件
・休眠: ${dormantCount}件
・合計: ${data.length - 1}件

詳細はスプレッドシートをご確認ください。
${ss.getUrl()}
    `
  });
}

編集時の自動処理

javascript

/**
 * 編集時に自動実行
 */
function onEdit(e) {
  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  const range = e.range;
  
  // 顧客一覧シート以外は無視
  if (sheet.getName() !== '顧客一覧') return;
  
  // ステータス列（F列）が変更された場合
  if (range.getColumn() === 6) {
    // 履歴に記録
    const historySheet = e.source.getSheetByName('履歴');
    const customerId = sheet.getRange(range.getRow(), 2).getValue();
    
    historySheet.appendRow([
      new Date(),
      customerId,
      'ステータス変更',
      `${e.oldValue} → ${e.value}`,
      Session.getActiveUser().getEmail()
    ]);
  }
}

完成イメージ

メニュー構成

📊 顧客管理
├── ➕ 新規顧客を追加
├── 📧 選択した顧客にメール送信
├── ──────────────
├── 📤 CSVエクスポート
├── 📥 CSVインポート
├── ──────────────
└── ⚙️ 設定
    ├── 🔧 初期セットアップ
    └── 🔄 入力規則を再設定

シート構成

顧客管理システム
├── 📋 顧客一覧（マスタ）
├── 📜 履歴（トランザクション）
├── ⚙️ 設定
└── 📝 ログ

実装のコツ

1. まず小さく作る

❌ 最初から全機能を作り込む
⭕ 必要最小限で動くものを作り、徐々に拡張

2. 設定値はシートで管理

❌ コード内に直接値を書く
⭕ 設定シートで管理し、変更しやすく

3. ログを残す

❌ 何が起きたかわからない
⭕ ログシートに記録し、トラブル時に追跡可能に

4. エラーハンドリング

javascript

// ユーザーに優しいエラー表示
try {
  // 処理
} catch (e) {
  SpreadsheetApp.getUi().alert('エラーが発生しました: ' + e.message);
  addLog(ss, e.message, 'ERROR');
}

まとめ

スプレッドシート業務システムのメリット

メリット説明
低コスト無料で始められる
導入が早い即日で運用開始可能
カスタマイズ自由自分で機能追加できる
学習コスト低使い慣れた操作感
データ活用しやすいそのまま分析・加工可能

設計のポイント

ポイント内容
3層構造UI層・ロジック層・データ層を意識
4シート構成マスタ・履歴・設定・ログ
入力規則プルダウン・チェックボックスで入力ミス防止
カスタムメニュー誰でも使いやすいUI
自動化GASで定期実行・自動処理

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